Règles & gratification pour les stagiaires

En ce mois de mars, votre téléphone sonne régulièrement pour des demandes de stages d'élèves en provenance de l'enseignement supérieur. Quelles sont les formalités et démarches et à combien peut s'élever la gratification dans le cadre de stages longs ? Ici on vous explique tout.

Pour mettre le cadre légal en préambule, un stage doit permettre à l’étudiant que vous accueillez d’acquérir des compétences en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent donc être conformes au projet pédagogique de l’école et un tuteur dans l’entreprise doit être garant de ce point. De plus, si vous comptez recevoir plusieurs stagiaires, sachez que vous ne pouvez pas en prendre plus de 3 si votre entreprise a moins de 20 salariés et plus de 15 % de l’effectif si elle dépasse ce nombre de collaborateurs.

Ensuite, l’engagement d’un stagiaire doit impérativement faire l’objet d’une convention de stage entre l’entreprise, le stagiaire, et son école. Elle doit être signée avant le début de la période de stage et doit inclure la description des activités du stagiaire, la durée du stage, les conditions d’encadrement et le montant de la gratification s’il y en a une.

Sur ce dernier point, vous devez verser un montant minimal à un stagiaire qui effectue dans votre entreprise un stage de plus de 2 mois, au cours d’une même année scolaire.

En 2022, le taux horaire minimal est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 3,90 € de l’heure et 591,50 € mensuels ; le tout exonéré de cotisations.

Vérifiez tout de même car selon votre branche professionnelle cette gratification peut être supérieure et dans ce cas-là, vous devrez régler des cotisations URSSAF sur le montant horaire qui est excédentaire à 3,90 €.

Pour un stage de plus de 2 mois, des congés sur lesquels la gratification est facultative, doivent être prévus dans la convention. De plus le stagiaire bénéficie au même titre que vos salariés des avantages que vous avez pu mettre en place pour eux (exemple : frais de repas).

Enfin, en cas de litige ou de non-respect des clauses de la convention d’une des deux parties (stagiaire & entrepreneur) le stage peut être interrompu.

Attention, un non-respect de votre part des clauses de la convention peut vous exposer à une amende. Pour être toujours parfaitement dans le cadre légal, pensez à vous faire conseiller par votre expert-comptable.