Le classement comptable : une démarche vertueuse

Entrepreneurs, quand les documents comptables s’empilent sur votre bureau, les jeter dans une « boîte à chaussure » n’est pas vraiment la meilleure solution !
Tout d’abord, leur classement est un préalable incontournable à une saisie par votre expert-comptable. Ensuite l’administration fiscale déteste le flou et la pagaille, et un dossier incomplet attire systématiquement leurs foudres. Il est donc indispensable de classer de façon méthodique et régulière vos pièces comptables. Pour vous y aider, nous vous proposons une méthodologie simple.

Regroupez vos documents en 3 catégories dans 3 classeurs ou pochettes différentes :
• Dépenses : réuni toutes les factures fournisseurs (qu’elles soient réglées ou non), les notes de frais, les quittances d’assurance, les contrats d’emprunts, les bordereaux de cotisations sociales, les bulletins de paie, les divers courriers reçus des organismes sociaux et de l’administration fiscale.
• Recettes : réuni toutes les factures clients (qu’elles soient réglées ou non) ainsi que les pièces de caisse.
• Banque : réuni les relevés de compte annotés avec notamment l’indication de l’ordre des chèques débités, la copie des bordereaux de remises de chèques, les relevés de carte de crédit différés et les factures de frais de banque.

Lorsque vous procédez au classement faites-le par ordre chronologique pour respecter la numérotation des factures et permettre un recoupement plus facile par rapport aux relevés de banque. Accompagnez ces trois classeurs / pochettes des talons de chéquiers en faisant en sorte que les libellés soient lisibles et qu’ils incluent la date et le montant.
Attention, si vous avez souscrit des contrats à prélèvements mensuels ou en facturation électronique (internet, Électricité, eau, etc...) n’oubliez pas d’imprimer les factures qui sont accessibles sur vos comptes en ligne et de les rajouter au classeur dépenses.

En adoptant cette méthode de classement vous êtes en conformité avec les règles de comptabilité mais pas seulement. Une bonne organisation vous permet de mieux gérer votre entreprise, de savoir toujours ce que l’on vous doit et ce que vous devez. Vous ne perdez pas de temps en recherche de justificatifs perdus et vous vous évitez un stress énorme au moment de la clôture de vos comptes. Enfin vous mobilisez moins votre comptable sur votre dossier et vous vous évitez une surfacturation en recherche et résolution de problèmes. Si vous êtes convaincu par cette démarche de classement « vertueuse », notre cabinet peut vous aider à aller encore plus loin dans l'organisation votre gestion grâce à des outils complémentaires.